一次桶装水的集中采购，是如何年度节约200多万的？
桶装水，每家企业都可能买过，不起眼、金额低。
通常由某位行政人员负责采买，包括供应商选择、谈价格，签协议，供方定期送；由企业身强力壮的男员工负责换桶，按月结算。
国内知名的电商J企业的桶装水之前由分子公司自行采购，一方面金额低，在企业内比桶装水采购金额高的项目比比皆是，另一方面，桶装水有明显的地域特征，由于运输半径的原因，只能在当地选择供方，这就造成了桶装水品牌多、规格难统一、价格难统一。
J公司在对各地分子公司审计中发现桶装水采买上有违规、不规范行为：
一是价格虚报，即大企业买的是市场零售价。
二是数量虚报，供方当月送了30桶，上报45桶，桶装水算耗材，没人会去查一个月到底消耗了多少。
三是赠票不报，买30桶，送5张水票，没入账，被个人使用了。
一桶水10-20元，似乎金额不大，但由于天天发生，每个办公场所都在消耗，一年下来J公司华南大区桶装水费用就超过了300万，全集团一年支出超过1000万。
审计部门出具审计建议，为规范管理，建议集团出面，对桶装水集中采购。
没做过采购的领导会觉得这还不容易，下个行政命令，集团把量集上来，统一招标，确定供应商不就完了吗？
这就想当然了。
桶装水是没有技术含量，但不意味着桶装水的集中采购没有技术含量。当真正操作起来，你会发现困难重重。看不到风险点就集上来，集的都是烫手的山芋。
桶装水的集中采购，至少要考虑这4个问题：
1.品牌规格如何定？
2.价格如何定?
3.集中采购的供应商如何确定？
4.集团、分子公司、供方之间的流程如何定?
桶装水现有供方几乎都是本地的，选哪几个品牌，什么样的规格标准会有很大争议。
越是简单的东西，各分子公司、各部门选择的标准就越不统一；
每个地区水源、物流、经济都会影响桶装水的定价，很难确定合理的价格；
集团定了供应商，定好价格，但本地供应商的绩效如何监管，数量如何保证不虚报，集团与分子公司之间、供应商这间如何衔接，包括付款谁来付、怎么付都是难题，靠一纸制度很难起到效果。
怎么办？
J公司集团采购负责人抓住了需求集中的“牛鼻子”，对用户需求重新分析与定义，成为桶装水集中采购的突破口。
在集中采购时，下列问题的思考方式会很有借鉴意义：
回答:废话，当然是员工口渴要喝水，水质要干净，要开水。
回答：对。
回答：还可以用净水机来接自来水净水，就像机场用的净水机。但各地购买净水机、包括后续的维修服务，还要投入成本啊。
回答：可以租赁。与净水机厂家签订年度租赁合同，由供方负责日常维护，维修，包括更换新产品，J公司按月付费。其好处是减少固定费用的投入、减少后续运营维护的成本，省事省心。
回答：建议先选华南区作为试点，待方案成熟后再向集团全面推广。
一起：那我们去准备资料，统计各分子公司需求量，设计集中采购方案。
成果：华南区一年总采购金额从300多万元降到了100万左右，采购成本节约超过200万，降本比例60%，办公室的人省心，不用和桶装水厂家打交道，省去换桶、统计用量、报费用的大量工作，节约了大量人力。集团实现了阳光化采购的要求。
J公司对桶装水的集中采购，分别使用了需求集中、采购集中、管理集中，供应商资源集中。
其中需求集中是源头，是关键。
需求集中之后，采购集中、管理集中、供方集中才有了可能。
本案例中J公司通过需求分析，改变了原采购物资的性质，从实物采购改为服务采购，为公司节约了大量人力成本与采购成本。
集采之前，要把集团与分子公司权责与流程衔接想清楚，否则集中上来之后怨声载道、甚至会影响整个企业的业务发展。在推行集中采购时，审计部门往往是最有力的支持者，双方在阳光化采购与廉政建设上的一致性，使采购部门与审计部门可以互相呼应，成为友军。
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END
本篇文章来源于微信公众号: 采购从业者
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